Ansagen und Anrufbeantworter

Tipps für die Erstellung eigener professioneller Telefonansagen

1. Schreiben Sie den Text vor

Zu einer gelungenen Telefonansagen-Aufnahme gehört auch eine sorgfältige Vorbereitung. Ein vorgeschriebener Text gibt Ihnen Sicherheit beim Einsprechen und wird die Aufnahmefehler und -Versuche minimieren. Achten Sie beim Anrufbeantworterbesprechen jedoch darauf, dass Sie den Text nicht komplett ablesen. Das wird vom Anrufer meist sofort wahrgenommen und klingt häufig unnatürlich.

2. Sorgen Sie für eine ruhige Atmosphäre

Für die Aufnahme sollten Sie einen Ort wählen, an dem Sie möglichst alleine sind und ungestört Ihren Text einsprechen können. Hintergrundgeräusche wirken unprofessionell und machen es dem Anrufer schwer, den Anrufbeantworter-Text zu verstehen. Wählen Sie jedoch keinen vollkommen leeren Raum, da hier ein Nachhall sehr wahrscheinlich ist.

3. Vermeiden Sie unpersönliche oder lustige Ansagen

Jeder von uns hat vermutlich schon mal eine Roboteransage auf einem Anrufbeantworter gehört. Nicht wenige Anrufer legen bei einer solch unpersönlichen Ansage direkt auf. Aus diesem Grund gilt es, eine individuelle Telefonansage zu gestalten, die nach Möglichkeit einen Wiedererkennungswert für Ihr Unternehmen schafft.

Auch lustige Telefonansagen-Texte sollten im geschäftlichen Bereich im Allgemeinen vermieden werden.

4. Fassen Sie sich kurz

Unternehmen sollten darauf achten, kurz und knapp ihre wichtigsten Informationen in der Anrufbeantworter-Ansage zu übermitteln. Je länger die Telefonansage, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein Anrufer auflegt, bevor er überhaupt die Möglichkeit hatte, eine Nachricht zu hinterlassen. Als Faustregel gilt eine maximale Länge von 15 - 30 Sekunden.

5. Achten Sie auf eine deutliche Sprechweise

Bei der Aufnahme sollten Sie auf eine langsame und deutliche Sprechweise achten. Das ist umso wichtiger, wenn Sie eine Mobilfunknummer angeben, unter der man Sie zurzeit erreichen kann. Kein Kunde hat Lust, sich mehrmals den Anrufbeantworter-Text anzuhören, bevor er die Mobilrufnummer vollständig verstanden hat. Damit Ihre Stimme deutlich und kräftig klingt, ist es ratsam, sich während der Aufnahme hinzustellen. Dadurch hat Ihre Stimme mehr Volumen und die Telefonansage wirkt professioneller.

6. Lächeln Sie während der Aufnahme

Zwar kann Ihr Gegenüber Sie nicht sehen, doch wenn Sie lächeln während Sie den Anrufbeantworter besprechen, wird die AB-Ansage bei den Anrufern sehr viel positiver wahrgenommen werden. Denn ein Lächeln überträgt sich auf Ihre Stimmlage.

7. Bieten Sie interessante Infos an

Eine gelungene und positive Formulierung ist bei einer Telefonansage besonders wichtig. Sie entscheidet letztendlich darüber, ob der Anrufbeantworter-Text beim Interessenten einen guten oder einen schlechten Eindruck hinterlässt. Statt Standard-Floskeln wie “Zurzeit bin ich leider nicht erreichbar” zu verwenden, ist es hilfreicher, den Interessenten darüber zu informieren, wann Sie wieder zu erreichen sind oder ob er Sie zurzeit unter einer Mobilfunknummer anrufen kann: “Sie erreichen mich wieder zwischen 15 und 19 Uhr.”

8. Passen Sie den Telefonansagen-Text immer an

Sie sollten das Gestalten der Anrufbeantworter-Ansage nicht als einmalige Angelegenheit betrachten. Ändern sich die Öffnungszeiten oder sind Sie urlaubsbedingt länger abwesend, ist eine Anpassung der Telefonansage erforderlich. Am besten bereiten Sie Ihre Kunden bereits mehrere Wochen im Voraus per Telefonansage auf die anstehenden Betriebsferien vor. Auch Brückentage sollten nicht als selbstverständlich angesehen werden. Auch hierüber sollten die Kunden rechtzeitig informiert werden.

9. Mitarbeiter sollten den Anrufbeantworter-Text kennen

Es kommt nicht selten vor, dass sich Kunden auf einen Anrufbeantworter-Text beziehen. Für ein professionelles Auftreten ist es unerlässlich, dass alle Mitarbeiter den Telefonansagen-Text kennen und die Fragen der Interessenten beantworten können.

10. Halten Sie Ihre Versprechen ein

Viele Unternehmen versprechen ihren Anrufern auf dem Anrufbeantworter, sie zeitnah zurückzurufen, wenn sie ihren Namen und ihre Telefonnummer hinterlassen. Das ist zwar eine gute Sache, sollte allerdings nur da Anwendung finden, wo es auch wirklich eingehalten werden kann. Denn haben Sie gerade viel zu tun, sodass Sie es zeitlich nicht schaffen, den Kunden zurückzurufen, ist dieser verärgert und Sie schaden Ihrem Unternehmensimage.

3. Telefonansagen vom Profi